– Digital dokumenthantering sparar tid och energi. Det går snabbt att ta reda på vem som har gjort vad i ett ärende, och det är enkelt för alla på byrån att söka, spara, dela, redigera och uppdatera dokument. En annan stor fördel är att arbetet kan utföras överallt, säger Elin Grönqvist, paralegal på Trägårdh.

Trägårdh Advokatbyrå erbjuder affärsjuridisk rådgivning. Byrån har 35 anställda och kontor i Malmö och Lund. Flertalet av Trägårdhs affärsjurister är både advokater och civilekonomer, med erfarenheter som företagsledare och affärsutvecklare från en rad olika branscher.

– Det drar våra klienter nytta av i form av ekonomiska och affärsmässiga perspektiv på uppdragen, säger Elin Grönqvist.

Konkursförvaltning och företagsrekonstruktioner är två av Trägårdhs expertområden.

– Vi åtar oss uppdrag som konkursförvaltare, rekonstruktörer vid företagsrekonstruktioner och likvidatorer i likvidationer.

Trägårdh använder alla delar av Saturnus. Med andra ord: redovisning, tid/ärende, fakturering, klientmedel och konkursredovisning. Dokumenthanteringssystemet heter PDS och är skapat av Saturnus samarbetspartner Pergas.

Mappstrukturer och mallar

Behovet av strukturerad dokumenthantering är stort inom området konkurser och obeståndsärenden.

­– Det är hundratals dokument i en vanlig konkurs. Och bokföring i konkurser är lagstyrt, vilket bland annat innebär att handlingar måste sparas i sju år.

Kärnan i Trägårdhs administrativa arbete med konkurser och obeståndsärenden är mappstrukturer och mallar.

– Dokumenten sparas i PDS. Det är en klar fördel att det går att spara dokument direkt från de anställdas mejlkorgar till dokumenthanteringssystemet. En annan sak som förenklar för oss är att det räcker med att mejla länkar till olika handlingar, i motsats till att bifoga kompletta filer varje gång.

Autoifyllda dokument underlättar också arbetet. Det är möjligt eftersom PDS hämtar information från Saturnus.

– Det är smidigt att olika dokument i ett ärende har företagets namn, organisationsnummer, tingsrättens kodnummer och annan viktig information.

Ett 30-tal anställda på Trägårdh arbetar i PDS.

– Sedan är vi fem personer som vässar mallar och finjusterar inställningar.

När Elin och hennes kolleger behöver råd och hjälp som rör dokumenthantering kontaktar de Pergas support.

– Pergas medarbetare är hjälpsamma och tar till sig hur vi arbetar. Sedan kommer de med lösningar som passar oss.

Vilken är den största fördelen med Saturnus och PDS, som du ser det?

– Att kunna se helheten och arbeta effektivt med ett stort antal dokument – oavsett var användaren befinner sig, säger Elin Grönqvist.