”Jag gillar mitt jobb, men att tidrapportera är det tråkigaste som finns.” Så sa en advokat som vi träffade för en tid sedan. Hon är långt ifrån ensam om den åsikten.

Tidrapportering är en färskvara. Om den börjar släpa efter är risken stor att åtskilliga arbetade timmar glöms bort – något som påverkar företagets kassaflöde och, i förlängningen, dess livskraft. Det här gör effektiv tidregistrering till en nyckeluppgift för advokatbyråer och andra juridiska verksamheter. Lösningen är att redovisa tid, reseräkningar och utlägg på enklast möjliga sätt.

Arbetet underlättas av att systemet är responsivt. Det innebär att Saturnus känner av om du använder dator, surfplatta eller mobil. Systemet presenterar informationen med bästa möjliga läsbarhet och användarupplevelse för respektive skärm. Rexor är anpassat för Chrome, Edge, Safari och Firefox. På så sätt kan ditt företag använda både PC och Mac.

Saturnus 2 fungerar lika bra i mobilen och surfplattan som i datorn. I en tid där flexibilitet och rörlighet är prioriterat är Saturnus 2 det perfekta verktyget för advokatbyråer.

Nu kan ditt företag säga adjö till repetitiv och tidskrävande administration. Tekniken bakom denna tysta revolution heter Robotic Process Automation (RPA). Till skillnad mot de flesta andra affärssystem har Saturnus byggt in de fyra förutsättningar som krävs för att eliminera rutinarbete.

1. En kraftfull och effektiv digital flödesmotor gör det enkelt att skräddarsy och automatisera flöden – från att godkänna tid och fakturaunderlag till att attestera leverantörsfakturor och lägga upp projekt.
2. Ditt företags intelligenta hjälpreda utför, bevakar, hämtar och jämför händelser i och kring Saturnus. Vi kallar honom roboten Hubert.
3. Automatiska notiser talar om vad du behöver göra, när en uppgift är utförd, påminner om du råkar glömma något och informerar via datorn eller mobilen. Meddelanden och påminnelser skickas som notiser, mejl eller sms.
4. Saturnus externa gränssnitt, Rest-API, är stringent, standardiserat och skapat på 2020-talet. Därmed är det enkelt att koppla ihop Saturnus med andra it-lösningar.

Hubert kan exempelvis hämta valutakurser från Riksbanken en gång per dag. När det är klart får du en notis. Hjälpredan kan också matcha inkommande leverantörsfakturor mot rätt leverantör, ge förslag på kontering samt skicka fakturan vidare för granskning och attest via den digitala flödesmotorn.

En tredje möjlighet är att jämföra olika saldon. Berörda medarbetare får direkt veta vilka summor som avviker och om ett budgetvärde är överskridet. Hubert kan även berätta om något har ändrats i systemet, såsom ett kontonummer.

Bara fantasin sätter gränserna för vilka långrandiga arbetsuppgifter som Saturnus tar över, och därmed befriar dig och kollegerna från.

Saturnus kraftfulla flödesmotor gör det enkelt att skräddarsy fakturaprocessen. En möjlighet är att decentralisera faktureringen genom att låta ekonomiavdelningen, assistenter eller den enskilda juristen skapa fakturaunderlag. Därefter skickas fakturaunderlagen digitalt till ärendeansvarig. Han eller hon granskar, förändrar, klarmarkerar, godkänner och fakturerar. Under arbetets gång växer fakturabilden fram dynamiskt. Till höger på användarens skärm finns en PDF-fil som visar hur fakturan ser ut. När han eller hon gör ändringar och uppdaterar, ändras PDF:en automatiskt.

I Saturnus finns möjlighet att skapa ett stort antal mallar för fakturor och kostnadsräkningar. Justering av arvode kan göras Pro rata, fördelat per medarbetare eller på enskilda transaktionsrader.

Fakturor till byråns klienter kan med fördel distribueras automatiskt. Saturnus tjänst för utskrifter levererar fakturorna som PDF via brev eller mejl, alternativt som e-faktura.

Advokatbyråer som växer, öppnar nya kontor, bildar nya bolag eller konsolideras. Olika verksamheter inom en koncern som köper resurser från varandra.

Den höga förändringstakten i advokatbranschen kräver ett affärssystem som kan ta sig an den nya tidens utmaningar. Saturnus hanterar fakturering från olika bolag eller kontor inom en koncern. Förutsättningen är att det är möjligt att ge alla medarbetare tillåtelse att rapportera tid i varandras ärenden. Resultatet är en enda faktura till kund – oavsett vilken juridisk enhet medarbetaren tillhör. Samtidigt skapas underlag för internfakturering mellan bolagen.

Att Saturnus hanterar klienter, jurister och ärenden över bolags-, valuta- och nationsgränser innebär flera fördelar för din byrå.

• Ärende, resurser och prislistor kan delas mellan olika bolag.
• Smidigt för medarbetare från olika juridiska enheter i en koncern att samarbeta i ett och samma ärende.
• En enda faktura till klienten när flera juridiska enheter i en koncern samarbetar.
• Fördelning av intäkter mellan bolagen sker automatiskt och enligt ärendets prislista.
• Möjlighet till virtuella organisationer. Uppföljning kan skapas efter egna behov och önskemål över bolagsgränserna.
• Fullständig valutahantering – ett klart plus för globala verksamheter.

Äkta flerbolagshantering gör att din byrå kan fokusera på affären och kundrelationen. Saturnus tar hand om resten.

Saturnus är ett komplett advokatsystem – från tid till huvudbok. Ekonomimodulen innehåller bland annat funktioner för bokföring, budget och momsredovisning, liksom kund- och leverantörsreskontra.

Saturnus är en helhetslösning. Du och kollegerna kan följa alla transaktioner från huvudbok tillbaka till ursprunglig källtransaktion (audit trail) – oavsett om det handlar om tid, utlägg, leverantörsfakturor eller periodiseringar. Rapporterna har drill down-möjlighet ända ner till bild på utlägget eller leverantörsfakturan. Advokatbyrån väljer om en intäkt ska bokföras löpande efter nedlagd tid, så kallad successiv vinstavräkning, eller i samband med fakturering.

Med Saturnus får din byrå tillgång till automatiserade funktioner för utgående fakturor, liksom tolkning av inkommande leverantörsfakturor direkt i systemet.

Genom sin flexibla kodsträng med möjlighet till upp till tio dimensioner uppfyller Saturnus högt ställda krav på intern och extern redovisning. Ärende, avdelning och resurs är obligatoriska dimensioner. Övriga används efter behov. Åtta parallella grupperingsbegrepp, så kallade skuggkoder, kan kopplas till varje register i systemet. De kan användas exempelvis för att gruppera klienter i olika branscher och rättsområden.

En helhetslösning för advokatbyråns ekonomi och administration. Det blir verklighet med Saturnus.

Saturnus är den nya tidens advokatsystem. Men det är omöjligt att vara bäst på alla it-tjänster som advokatbyråer behöver på 2020-talet. Därför samarbetar vi med andra fullblodsproffs.

På så sätt har ditt företag tillgång till ett brett utbud av effektiva kopplingar – från e-faktura, lönesystem, valutakurser och betalkort till skanning av leverantörsfakturor och att hämta rätt adress till en ny klient. Tillsammans bildar dessa tjänster ett effektivt ekosystem, med Saturnus som nav.

Bland våra samarbetspartners kan nämnas Microsoft, iManage, Due Compliance, Eurocard, OptoSweden, Crediflow, Lime CRM, Syna, Fortnox och Visma. Nya partners tillkommer varje år.

Att hantera den ständigt växande mängden av data och information är en stor utmaning för många advokatbyråer. En av våra kopplingar är till Microsoft Power BI – ett vasst verktyg som analyserar och presenterar relevant data från din verksamhet. Saturnus och Microsoft Power BI kompletterar varandra. Traditionell rapportering sker i Saturnus medan Power BI tar hand om operativ ekonomistyrning.

Maximal öppenhet. Det är en av Saturnus ledstjärnor. På så sätt har din byrå tillgång till ett brett utbud av it-lösningar – i dag och i morgon.

Saturnus dokumenthantering hjälper advokatbyråns medarbetare att organisera, systematisera och hålla ordning på dokument, avtal, mejl samt intern och extern kommunikation. Tjänsten, som är fullt integrerat med Saturnus Advokatsystem, är intuitiv och enkel att lära sig.

Saturnus dokumenthantering är ett samarbete mellan dokumentspecialisten Pergas och Saturnus Advokatsystem. Den bygger på Office 365 och har flera fördelar. Här är några exempel.

• Återsökning av dokument och mejl – oavsett om du är på kontoret eller befinner dig i rättssalen.
• Mejl sparas – och bilagor till mejl kan sparas i separata mappar.
• Enkelt att använda egna Officemallar i mallhanteraren.
• Skapa ett nytt ärende när du arbetar med mejl och Officedokument, så att du kan redovisa åtgärden.

Saturnus dokumenthantering hanterar kvalificerad rättighetshantering, versionshantering och dynamisk struktur. Därmed motsvarar vår lösning högt ställda krav inom spårbarhet och GDPR.

Saturnus erbjuder genomtänkt och användarvänlig konkursredovisning. Automatiska frister och bokföring på förmånsrätter ger förvaltaren kontroll över konkursens olika faser.

Saturnus mallhantering för ärende gör det enkelt att skapa konkursärenden med egna aktiviteter och behörigheter. Samtidigt aktiveras en klient i konkursmodulen. Den säkerställer att konkursredovisningen sker enligt förutbestämd kontoplan. Det finns även möjlighet att hantera förmånsrätter – på kontonivå eller via olika resultatenheter.

Automatiska frister som skapas via mallhanteraren kan med fördel kompletteras med egna datum, så att de speglar byråns kontrollpunkter.

Tidrapportering sker för specifika aktiviteter, vilket gör det enkelt att få tillgång till information om utfört arbete i konkursens delmoment.

Med Saturnus rutin för rapporter får byrån tillgång till ett stort antal standardrapporter. Dessutom finns specifika rapporter som är framtagna efter konkurshanteringens behov, såsom fristlista, halvårsberättelse och slutredovisning.

Saturnus kan användas när som helst och var som helst. Det enda du och kollegerna behöver för att använda systemet är en mobil, surfplatta eller dator och internet. Vi garanterar en tillgänglighet på 99,6 procent.

Saturnus är en abonnemangstjänst (Software as a Service, SaaS). Det innebär att uppdateringar och backuper sker automatiskt. Dessutom behövs inga servrar och annan infrastruktur på byrån, vilket minskar driftkostnaderna.

Systemet är roll- och regelbaserat. Den enskilde medarbetaren på advokatbyrån har tillgång till den information som han eller hon har nytta av i sitt arbete – varken mer eller mindre. Det sparar tid för individen, samtidigt som företagsledningen har möjlighet att avgöra vilken information som respektive roll ska ha tillgång till.

Saturnus servrar finns i Sverige och varje klient har en egen databas. Våra kunder och deras klienter kommer aldrig i kontakt med varandras data. För säkerhets skull finns backupservrarna på annan geografisk plats än övriga servrar. Backuper görs varje natt.

Dessutom är lösenorden i Saturnus krypterade. Autentisering kan även ske via Office 365.

Bakom Saturnus finns samma specialister som tog fram advokatsystemet Classic från Saturnus, XOR Compact, XOR Control och PX Control. Den andra molngenerationen av Saturnus släpptes våren 2020.

Är det något vi har lärt oss under mer än 30 års arbete med att utveckla it-system så är det att spetsa öronen när du och andra kunder ger oss era åsikter och insikter. För den som lyssnar lär sig. Och den som lär sig har möjlighet att förändra.

Tycker kunderna att det är enklare med ord än ikoner på startsidans menyer? Då ändrar vi. Finns det ett behov av kontinuerlig autospar i tidrapporteringen? Då lägger vi till det. Behövs det fler kanaler där du och andra användare kan ge Saturnus ris och ros? Då ordnar vi det.

Så här skrev en av våra kunder nyligen i en utvärdering: ”En eloge till er för att ni faktiskt är genuint intresserade av vad användarna tycker, och tar till er förslag och förbättringsaspekter.” Lyssna, lära och agera. Det är vårt löfte till dig som kund.

Saturnus Advokatsystem har funnits på marknaden sedan 1997. Du kan vara säker på att vi finns kvar i morgon.